PELELANGAN

Pendahuluan

Setelah langkah persiapan-persiapan untuk dapat melaksanakan pembuatan bangunan selesai, maka Ouwner atau diwakili Direksi menawarkan pekerjaan tersebut kepada Kontraktor / Pemborong dengan pelelangan. Pelelangan disebut juga dengan tender ini akan memberi kesempatan kepada beberapa kontraktor mengadakan penawaran biaya pekerjaan secara tertulis. Sebelum pelelangan diadalah lebih dahulu penjelasan-penjelasan (aanwijzing) yaitu penjelasan mengenai bestek dan gambar bestek.Untuk melaksanakan pelelangan secara garis besar dibedakan menjadi 2 cara yaitu :

v Pelelangan Umum, biasanya diumumkan lewat iklan-iklan atau siaran – siaran lainnya.

v Pelelangan Undangan / dibawah tangan, yang diundang hanya beberapa Kontraktor yang dianggap bonafide.

Proses dan Prosedur

Proses dan prosedur pelelangan dapat dijelaskan dengan diagram sebagai berikut :

PRAKWALIFIKASI

Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan, maka diperlukan prakwalifikasi badan / badan / organisasi seperti konsultan perencana, pengawas maupun pemborong. Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabarkan sepert berikut :

- modal kerja

- jumlah tenaga ahli

- jumlah peralatan

- pengalaman kerja

- fasilitas kerja.

Sedangkan ruang lingkup pekerjaan meliputi bidang-bidang keahlian pekerjaan yang dikuasai oleh badan-badan tersebut. Di bidang Pemerintah dilakukan prakwalifikasi yang dadakan secara berkala yang dilaksanakan oleh TPPBPP 1984 (Team Pengendali Pengadaan Barang / Peralatan Pemerintah 1984). Hal ini dapat dibaca dalam Pedoman Prakwalifikasi oleh TPPBPP 1984.

Dilingkungan swasta dapat diadakan prakwalifikasi tersendiri secara bebas sesuai dengan kepentingannya.

PENGUMUMAM PELELANGAN

Untuk mengumumkan pelelangan kepada publik, biasanya dipakai cara yaitu : memakai iklan di media massa seperti : lewat surat kabar, majalah teknis profesi dan sebagainya.

Bila proyeknya bersifat internasional, maka iklannya dibuat dlam bahasa Inggris dan juga lewat bantuan kedutaan asing yang ada.

Tender yang diumumkan kepada publik disebut tender terbuka, artinya pekerjaan proyek tersebut dapat dikerjakan oleh umum. Tentunya oleh badan-badan yang sudah lulus prakwalifikasi. Biasanya tender terbuka dilakukan oleh proyek-proyek pemerintah dan perusahaan swasta yang benar.

Sedangkan tender tertutup adalah pekerjaan akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh beberapa badan yang sudah dikenal dan memilki kekhususan tersendiri (keahlian khusus yang belum tentu dimiliki oleh badan lain).

Pemeberitahuan lewat surat undangan atau secara lisan, lewat telpon dan lain sebagainya. Proyek-proyek konstruksi dengan cara tertutup ini sering kali banyak dilakukan oleh pihak swasta dan badan-badan pemerintahan yang mambangun proyek yang sifatnya rahasia.

Dalam undangan untuk tender terbuka yang diiklankan disebutkan antara lain : apa hakekat pekerjaanya, siapa pemilik pekerjaan dan siapa pemberi dananya (misalnya dana proyek yang dipinjam dari bank luar negeri). Para peminat dapat mengambil dokumen tender dari proyek yang akan dilelang dan setelah mempelajarinya sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu Rapat Penjelasan Pekerjaan.

RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING)

Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka antara para peminat pekerjaan/calon kontraktor dengan pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik proyek diwakili oleh Konsultan Perencana. Biasanya untuk proyek-proyek pemerintah rapat ini diselenggarakan oleh Panitia Pelelangan. Pembicaraannya biasanya berkisar pada dua bidang yaitu bidang administrasi dan bidang teknis proyek.

Bidang adminstrasi dijelaskan tentang persyarata-persyaratan yang tercantum dalam dokumen tender seandainya teredapat hal-hal yang masih meragukan misalnya tentang syarat-syarat peserta pelelangan, bentuk surat penawaran, referensi bank, NPWP dan lain-lain.

Bidang teknis proyek dijelaskan antara lain tentang modifikasi baru atau ukuran-ukuran gambar yang tidak cocok dengan yang tertulis dalam spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar – gambar konstruksi yang sulit dimngerti / dibaca, serta kesalahan-kesalahan tulis yang terjadi.

Hasil dari temu wicara ini dibuatkan Berita acara Penjelasan dan ditanda tangani oleh dua wakil dari calon peserta pekerjaan, tergantung dari peraturan pelelangan setempat. Dokumen Berita Acara ini kemudian menjadi bagian yang mengikat sebagai dokumen tender tambahan (addendum).cara yang efektif untuk mendapatkan sebanyak mungkin data dan informasi dari lapangan yaitu dengan menyiapkan tabel-tabel pertanyaan sebagai berikut :

q topografi, kemiringan tanah, batas-batas lokasi

q kondisi tanah, muka air tanah tertinggi dan terndah, stabilitas, permeabilitas dan sebagainya.

q Saluran-saluran air yang ada, listrik, gas, telepon, dan lain-lain

q Jalan masuk kelokasi

q Kondisi cuaca setempat

q Kemungkinan penerapan beberapa metode konstruksi

q Jasa pelayanan yang ada disekitar lokasi

q Instalasi lapangan dan bangunan – bangunan sementara

q Material setempat yang bisa didapat

q tenaga kerja

q jalan transportasi

q kondisi lingkungan dan buadaya masyarakat setempat.

PEMBUKAAN TENDER (BID OPENING)

Pada hari yang telah ditentukan, semua calon peserta membawa penawarannya dan dimasukkan kedalam kotak pelelangan yang telah disediakan dan dilakukan sebelum tender dibuka.

Pada jam yang telah ditentukan dimana pemasukan surat-surat penawaran dinyatakan ditutup, baru masing-masing amplop penawaran dibuka satu persatu dihadapan yang hadir. Harga penawaran beserta dengan kelengkapan-kelengkapan dokumen administrative dibaca keras-keras atau dituliskan dipapan tulis. Bilamana terdapat kelalaian pada salah satu persyaratan administrasinya, maka calon peserta dapat dinyatakan gagal dan didiskwalifikasi dari calon pemborong dan berarti penawarannya gugur.

Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan pemborongan ini diharuskan untuk memberikan jaminan tender kepada pemilik.

PROSES EVALUASI TENDER

Pada proyek-proyek yang besar kadang-kadang terdapat data penawaran yang meragukan dan umumnya calon kontraktor dimintai keterangan secara tertulis (clrification letters). Makin banyak anggota panitia yang terlibat, maka evaluasi proyek dapat menjadi bertambah lama, karena harus banyak diadakan rapat-rapat.

System pengevaluasian bisa bermacam-macam caranya dan umumnya cara yang banyak dipakai adalah dengan cara system bobot / system scoring.

Aspek-aspek dari calon kontrator yang dinilai antara lain :

q metode kerjanya

q peralatan yang akan dipakai

q kwlifikasi personil yang akan dipakai

q bonafiditas perusahaan

q harga penawaran

q kelengkjapan administrasinya

q dan lain-lain.

Calon yang mendapatkan nilai skor yang terbanyak biasanya yang ditunjuk sebagai pemenang. Harga penawaran yang paling murah tidak selalu menentukan pemenang. Pemilik proyek umunya sudah memiliki harga perkiraan dari proyek yang akan dibangun sebagai pembanding.

PENETAPAN DAN PENUNJUKAN PEMENANG

Calon peserta yang telah diputuskan untuk memenangkan tender ini oleh paniatia evaluasi kemudian diberitahu secara tertulis, dan sifatn pemberitahuannya dapat terdiri dua hal :

q Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja), dimana dalam surat tersebut calon pemenang yang bersangkutan dinyatakan menang dan diminta dalam tempo sekian hari harus sudah memulai pelaksanaan fisiknya dilapangan. SPK ini sifatnya mengikat dan diberikan terlebih dahulu untuk mempercepat palaksanaan administrasinya, meskipun kontrak kerja belum ditanda tangani oleh kedua belah pihak. Untuk tender internasional istilahnya adalah : Letter to Proceed .

q Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Letter Of Award) yang isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor telah menang dan sekaligus mulai melakukan persiapan administrasinya.